Datenschutzerklärung
Wir, die Rödl Global Digital Services (nachfolgend als „Rödl & Partner“ bezeichnet) möchten Sie mittels der nachfolgenden Datenschutzerklärung darüber informieren, welche personenbezogenen Daten, in welchem Umfang und zu welchem Zweck bei der Nutzung des Rödl & Partner Portals (nachfolgend als „Portal“ bezeichnet) erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
Inhalt
Verantwortlicher
Hinweise zur Kommunikation mit uns
Personenbezogene Daten
Weitergabe personenbezogener Daten
Ihre Rechte nach den Datenschutzgesetzen
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des Portals ist:
Rödl Global Digital Services GmbH
Äußere Sulzbacher Straße 100
90491 Nürnberg
Tel.: +49 (9 11) 91 93-0
Fax: +49 (9 11) 91 93-1900
Für die Weiterverarbeitung der durch Sie hochgeladenen Daten ist die folgende Gesellschaft verantwortlich, mit der Sie den Vertrag zur Teilnahme am Projekt „Benchmarking im Bereich Fernwärme“ zur geschlossen haben:
Rödl GmbH Rechtsanwaltschaft Steuerberatungsgesellschaft
Äußere Sulzbacher Straße 100
90491 Nürnberg
Tel.: +49 (9 11) 91 93-0
Fax: +49 (9 11) 91 93-1900
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter dsb@roedl.com oder der obenstehenden Postadresse mit dem Zusatz „Vertraulich zu Händen des Datenschutzbeauftragten“.
Hinweise zur Kommunikation mit Rödl Global Digital Services GmbH
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. Das bedeutet, die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.
Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen, E-Mails ausschließlich verschlüsselt zu übertragen. Bei der Übertragung unverschlüsselter Nachrichten bestehen erhebliche Risiken. Senden Sie uns bitte daher keine sensiblen Daten per unverschlüsselter E-Mail.
Personenbezogene Daten
Wenn Sie unser Portal nutzen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Gemäß Art. 4 DS-GVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine direkt oder indirekt identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Durch die Nutzung des Portals werden einerseits Daten durch uns erhoben, für die ein Personenbezug nicht ausgeschlossen werden kann und andererseits werden personenbezogene Daten durch Ihr aktives Tun an uns übermittelt.
Dazu im Einzelnen wie folgt:
1. Bestandsdaten, Logdaten, Browserdaten (Registrierung und Nutzung des Portals), Inhaltsdaten
Um das Portal nutzen zu können, ist eine Registrierung erforderlich. Bei der Registrierung sowie danach bei der Nutzung des Portals geben Sie bestimmte personenbezogene Daten an und übermitteln diese an uns. Personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung oder Registrierung Ihres Profils mitteilen („Bestandsdaten“), werden durch uns gespeichert und verarbeitet.
Hierbei werden wir zu den untenstehenden Zwecken folgende personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und nutzen:
- Vorname,
- Nachname,
- Geschlecht
- Firmenname,
- Anschrift (Geschäftsadresse),
- E-Mail Adresse (geschäftlich),
- Telefonnummer (geschäftlich).
Zusätzlich können Sie folgende personenbezogene Daten angeben:
- Ihren beruflichen Abschluss,
- Ihre Position bei Ihrem Unternehmen
- Ihre Unternehmensfunktion sowie
- Ihr berufliches Tätigkeitsfeld.
Weiterhin erheben wir folgende Daten zu Ihrer Nutzung des Portals („Logdaten“):
- Zeitpunkt Ihres letzten erfolgreichen Logins,
- Zeitpunkt des letzten fehlgeschlagenen Login-Versuchs,
- Zeitpunkt und Umfang Ihrer Änderungen in dem Portal,
- Zeitpunkt bis zu dem der Account verwendet werden darf.
Ferner werden mit dem Portal auch Inhaltsdaten verarbeitet. Das sind Daten, die durch die Nutzer aktiv eingegeben oder hochgeladen werden.
Bei den Inhaltsdaten handelt es sich nicht um personenbezogene Daten, sondern um Unternehmensinformationen im Bereich der Wärmeversorgung. Die Unternehmensinformationen umfassen insbesondere die folgenden Daten:
- Erzeugungs- und Netzstruktur (z.B. Anlagetypen, Brennstoffmengen, Wärmeabsätze, Kundenzahlen, Netzlänge, Schadensfälle etc.),
- Ertrag und Aufwand (GuV, in Anspruch genommene Fördermittel, realisierte und geplante Investitionsvorhaben, Projektkosten im Bereich des Fernwärmenetzbaus etc.),
- Vermögen (Anlagevermögen, Herstellungs- und Anschaffungskosten etc.),
- Vertragsstuktur (Ausgestaltung der Preisgleitformeln mit Wärmelieferanten und Kunden, Besicherungsgrade etc.),
Unternehmensstruktur (weitere Spartenbereiche neben Fernwärme, Personalstand, Outsourcinggrad etc.)
Die Verarbeitung der Inhaltsdaten sind notwendig zum Zwecke der Erfüllung des Vertrag zur Teilnahme am Projekt „Benchmarking im Bereich Fernwärme“.
2. Browserdaten
Darüber hinaus werden Daten, welche Ihr Browser übermittelt, durch unseren Webserver erhoben und teilweise standardmäßig in den Log-Files gespeichert. Diese Verarbeitung geschieht zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO), namentlich zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, zur Verhinderung von Straftaten und als Maßnahme zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten. Zu diesen Informationen gehören:
- IP-Adresse,
- das verwendete Betriebssystem,
- der genutzte Browsertyp und dessen Version,
- der Zeitpunkt des Aufrufs und der letzten Aktivität.
3. Erhebung und Verarbeitung Ihrer IP-Adresse
Die IP-Adresse des Nutzers wird vor dem Zugriff auf das Portal einmalig gespeichert und mit einer internen Session-ID verknüpft. Die IP-Adresse dient zur Identifizierung der jeweiligen Sitzung. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um eine „dynamische“ oder „statische“ IP-Adresse handelt. Die Speicherung der internen Session-ID erfolgt in unmaskierter Form und sie wird für interne statistische und sicherheitsanalytische Zwecke verwendet.
Zwecke der Verarbeitung
Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt insoweit, als diese zur Bereitstellung und Nutzung des Portals nach Maßgabe der Nutzungsbedingungen des Portals sowie zur Gewährleistung einer sicheren Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich sind. Darüber hinaus können Ihre personenbezogenen Daten (insb. Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) von der Rödl GmbH Rechtsanwaltschaft Steuerberatungsgesellschaft verarbeitet werden, um Sie postalisch, telefonisch oder per E-Mail über Entwicklungen und weitere Erhebungsrunden des Projekts „Benchmarking im Bereich Fernwärme“ zu informieren sowie Ihnen in Bezug auf das Projekt interessante und wichtige Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses von Rödl & Partner im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Es besteht ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse, Interessenten, Kunden und Mandanten von Rödl & Partner über weitere eigene Angebote und Veranstaltungen zu informieren, um eine langfristige Kundenbeziehung aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
Sie können durch eine Nachricht an die oben angegebene Kontaktadresse der Rödl GmbH Rechtsanwaltschaft Steuerberatungsgesellschaft jederzeit Widerspruch nach Art. 21 DSGVO gegen die Verwendung Ihrer Daten für Marketingzwecke einlegen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird dann eingestellt, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist hinsichtlich Ihres Nutzeraccounts und der damit in Zusammenhang stehenden Protokollierung der Daten der mit Ihnen abgeschlossene Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO) und hinsichtlich Ihrer Inhaltsdaten, soweit diese Datenbestände Sie selbst betreffen, ebenfalls der mit Ihnen abgeschlossene Nutzungsvertrag sowie der Vertrag zur Teilnahme am Projekt „Benchmarking im Bereich Fernwärme“ (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO).
Alle übrigen Verarbeitungen erfolgen nur, soweit eine rechtliche Verpflichtung, z.B. aus berufsrechtlichen Bestimmungen, die Verarbeitung erfordert (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO) oder die Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich sein sollte. Eine Verarbeitung geschieht zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO), namentlich zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, zur Verhinderung von Straftaten, als Maßnahme zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung und Bewerbung von Dienstleistungen und Produkten.
Speicherdauer
a) Bestandsdaten/Account-Information
Wenn Sie unser Portal nutzen, werden Ihre Daten gespeichert, bis Sie Ihren Account endgültig löschen bzw. die Löschung bei Rödl & Partner (Ansprechpartner: waermebenchmarking@fw-portal.roedl.de; waermebenchmarking@roedl.com) beantragen oder durch den Administrator beantragt wird. Eine Löschung der Daten wird vorgenommen, wenn:
- die Geschäftsbeziehung bzw. das Mandat zu Rödl & Partner beendet wird,
- ein Widerruf der Nutzungsberechtigung seitens Rödl & Partner erfolgt,
- Rödl & Partner oder das anbietende Unternehmen der Rödl & Partner Gruppe die Bereitstellung des Portals oder
- Sie die Nutzung beenden.
b) Logdaten
Die übermittelten Daten werden im Log-File für die Dauer von maximal einem Jahr gespeichert und anschließend automatisch gelöscht, indem sie überschrieben werden.
c) Browserdaten, IP-Adresse
Ihre Browserdaten sowie IP-Adresse werden in unmaskierter Form zur Abwehr von Angriffen und zur Ermittlung des Urhebers eines Angriffs für ein Jahr gespeichert und anschließend gelöscht. Diese Verarbeitung geschieht zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO), insbesondere zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche im und zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs und zur Verhinderung von Straftaten.
d) Inhaltsdaten
Der Löschvorgang der Bestandsdaten bedingt nicht die Löschung der Inhaltsdaten. Die Inhaltsdaten verbleiben zur Auswertung von Rödl & Partner (Ziffer 7 des Teilnahmevertrages) im Portal. Dabei wird die Anonymität und Vertraulichkeit der Erhebungsdaten gewährleistet. Eine Löschung der Inhaltsdaten kann erst nach der Freigabe durch den Mandatsverantwortlichen vorgenommen werden.
Herausgabe ihrer Daten
Auf Ihren Antrag hin können noch nicht gelöschte Daten an Sie herausgegeben werden, wenn die Herausgabe mit geltendem Recht und dem zu Grunde liegenden Vertragsverhältnis vereinbar ist.
Beendigung der Nutzung
Sie könne die Nutzung unseres Portal mit Ablauf des Projektes „Benchmarking im Bereich Fernwärme“ beenden. Ihre Nutzerdaten, die bei Beendigung der Nutzung noch im Portal gespeichert sind, werden auf Ihren Antrag gelöscht. Sie können die Löschung der Daten bei Rödl & Partner (Ansprechpartner: dsb@roedl.com oder waermebenchmarking@roedl.com) beantragen. Vor der Löschung wird der Nutzer-Account inaktiv gestellt.
Die Nutzungsberechtigung endet spätestens in folgenden Fällen:
- mit Beantragung der Löschung des Nutzer-Accounts durch den Nutzer
- mit dem Widerruf der Nutzungsberechtigung durch Rödl & Partner oder
- mit Beendigung der Bereitstellung des Portals durch Rödl & Partner
5. Cookies
Um die ordnungsgemäße Funktion zu gewährleisten, ist das Portal auf den Einsatz von Cookies angewiesen. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Anweisung unserer Website auf Ihrem Endgerät speichert und die einen Austausch bestimmter Einstellungen und Daten mit unserem System ermöglichen. Durch die Verwendung von Cookies werden auf dem Endgerät des Nutzers spezifische, auf den Nutzer bezogene Informationen gespeichert. Wir verwenden zum Betrieb des Portals lediglich funktionale Cookies. Funktionale Cookies ermöglichen es dem Portal, bereits getätigte Angaben, (Benutzername, Sprachauswahl) zu speichern und Ihnen als Nutzer verbesserte, persönliche Funktionen anzubieten. Auf einigen Endgeräte wird diese Funktionalität über ein Java-Applet gewährleistet. Eine darüber hinausgehende Funktion oder Auswertung des Nutzerverhaltens mittels der Cookies erfolgt nicht.
Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, sobald Cookies gesendet werden.
Weitergabe personenbezogener Daten
Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten findet nur im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung des Portals statt. Soweit erforderlich werden Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung des Portals mitteilen, innerhalb der Rödl & Partner Gruppe oder an externe Dienstleister zum Betrieb des Portals weitergeben. Eine Übermittlung von Daten in Drittländer (außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nicht statt, es sei denn Sie nutzen das Portal aus einem Drittland.
Ihre Rechte nach den Datenschutzgesetzen
Sowohl als Nutzer des Portals als auch als Person, deren Daten durch Sie unter der Nutzung des Portals verarbeitet werden, haben Sie hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO). Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise über Ihre Identität von Ihnen verlangen müssen.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (Art. 18 DS-GVO) und ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), nachdem wir Ihnen die uns überlassenen personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format auf Ihren Wunsch überlassen.
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DS-GVO). Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht, wie von uns durchgeführt, verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Sie haben auch das Recht, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden, beispielsweise an das für uns zuständige Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unzufrieden sind. Bevor Sie von Ihrem Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Gebrauch machen, möchten wir Sie bitten, zunächst noch einmal auf uns zuzugehen (beispielsweise über dsb@roedl.com oder durch ein Anschreiben an Ihren Kümmerer).